أنظمة المحاسبة والإدارة حسب الطلب
بدل ما تغيّر طريقة شغلك عشان تناسب برنامج جاهز، بنبني نظام بيناسب طريقة شغلك أنت.
باختصار: أنظمة المحاسبة والإدارة هي برامج تنظم تسجيل العمليات المالية والتشغيلية ومتابعتها داخل الشركة. تناسب المؤسسات التي تحتاج إلى ربط المبيعات والمشتريات والمخزون والمصاريف ضمن إجراءات محددة. يحصل العميل على وظائف وتقارير وصلاحيات مستخدمين وآلية تسليم وتشغيل، وفق متطلبات معتمدة وبالتنسيق مع المسؤول المالي عن صحة المعالجة المحاسبية.
شو بتستلم
- المبيعات والفواتيرفواتير، عروض أسعار، ومتابعة الدفعات.
- المخزونكميات، حركات، وتنبيه لما ينقص صنف.
- الديون والذمممين إله ومين عليه، بشكل واضح.
- الموظفين والصلاحياتكل موظف بيشوف بس اللي بيخصه.
- التقاريرأرباح، مصاريف، ومبيعات بالضغطة.
- نقل البياناتبنساعدك تنقل بياناتك من إكسل أو النظام القديم.
لمين هاي الخدمة
- شركات بتشتغل على إكسل وورق ودفاتر متفرقة.
- شركات جربت برامج جاهزة ولقتها معقدة أو ما بتناسب شغلها.
- محلات ومستودعات بدها تضبط المخزون والديون.
كيف نشتغل
- نفهم دورة شغلك: من لحظة الشراء لحد التحصيل.
- نحدد العقبات: وين بيضيع الوقت ووين بتصير الأخطاء.
- تعتمد التصميم: شاشات النظام والتقارير.
- نبني وننقل البيانات: ونجرب مع فريقك.
- ندرّب ونتابع: ونضيف ميزات مع نمو الشركة.
ما الذي ينبغي ضبطه قبل نقل السجلات؟
يبدأ العمل برسم دورة العملية داخل الشركة، من إنشاء المستند إلى اعتماده وتسويته. فطلب البيع يختلف عن الفاتورة، والمبلغ المستحق يختلف عن المبلغ المقبوض فعلياً. توثيق هذه الفروق يمنع الخلط بين الإيراد والتحصيل، ويساعد على تحديد التقارير التي يحتاجها المدير والمحاسب وموظف المخزن كل حسب دوره.
الدورة المستندية هي تسلسل المستندات والموافقات التي تثبت العملية. وسجل التدقيق هو سجل يوضح من أجرى التعديل ومتى وما الذي تغير. يُحدد الاحتياج إلى هذه الوظائف ضمن النطاق، مع قواعد إلغاء المستندات وتصحيح الأخطاء وإقفال الفترات. وتُراجع المعالجة الضريبية والمحاسبية مع مختص مؤهل، لأن البرنامج لا يستبدل مسؤولية المحاسب عن اعتماد القواعد.
عند ترحيل البيانات تُراجع أرصدة البداية وأسماء الأصناف ووحدات القياس والعملاء والموردون. ثم تُطابق عينات من العمليات والتقارير مع مصدرها قبل اعتماد التشغيل. ويُحدد من يتحمل مسؤولية النسخ الاحتياطي واختبار الاستعادة وإدارة الحسابات. كما تُوثق طريقة تصدير البيانات واستمرار الوصول إليها عند تغيير الموظف أو مزود الخدمة، بما يتوافق مع الاتفاق والتراخيص المستخدمة.
شو بيحدد السعر والمدة
- عدد الوحدات المطلوبة، مثل المبيعات والمشتريات والمخزون والمصاريف.
- تعقيد الدورة المستندية والموافقات والصلاحيات والفروع والعملات.
- جودة السجلات القديمة وحجم الترحيل والمطابقة قبل بدء التشغيل.
- الربط مع المتاجر والفوترة وأنظمة الدفع أو أنظمة قائمة.
- متطلبات التقارير والتدريب والاختبارات والمراجعة مع المحاسب المسؤول.
أسئلة شائعة عن أنظمة المحاسبة والإدارة
كم تكلفة الخدمة وكم تستغرق؟
تُحدد التكلفة والمدة بعد توثيق النطاق ومراجعة العوامل المذكورة أعلاه. يُعتمد تقدير مكتوب ومراحل مراجعة قبل بدء التنفيذ، وأي إضافة تستلزم تحديث التقدير.
من يملك الملفات والبيانات بعد التسليم؟
تُحدد ملكية المخرجات وحق الوصول إلى البيانات في الاتفاق المكتوب. ويجب تمييز الشفرة المخصصة عن المكتبات والأصول والخدمات الخارجية التي تخضع لتراخيص مستقلة.
كيف تُحمى بيانات المشروع؟
تُحدد ضوابط الحماية بحسب نوع البيانات وبيئة التشغيل. وتشمل المتطلبات التي ينبغي الاتفاق عليها صلاحيات الوصول، وتبادل الملفات، والنسخ الاحتياطي واختبار الاستعادة عند وجود بيانات مخزنة.
ماذا يشمل العمل بعد التسليم؟
يشمل ما ينص عليه اتفاق الدعم فقط. تُوضح طريقة الإبلاغ عن الأخطاء وحدود الصيانة ومسؤولية الاستضافة والتحديثات، وتُقدر الوظائف الجديدة بصورة منفصلة.
جاهز نبدأ؟
احكيلنا عن فكرتك، وبنرد عليك بخطة واضحة.